Şirket Akademileri ve Eğitim Salonları

– Avantajlı ve Dezavantajlı Yönleri-

Prof. Dr. Murat ERDAL – Editör

 “Şirket Eğitim Akademisi Nasıl Kurulur ? Nelere Dikkat Edilmelidir ?” yazımıza geri dönüşleriniz için teşekkür ederim. Kaldığımız yerden adım adım devam edelim.

Yüz yüze eğitimlerin önemli bir bileşeni eğitim binası ve onun salonlarıdır. Eğitim yerleri, eğitimin türü, içeriği, katılımcı sayısı ve tekrarlanma sıklığına göre farklı niteliklerde olabilmektedir. Küçük, orta ve büyük kapasiteli eğitim salonlarının dinamikleri birbirlerinden hayli farklıdır. Birçok eğitim, kısıtlı salon sayısı veya yer yokluğundan amaca tam olarak hizmet etmeyen noktalarda yapılmaktadır. Yetişkin eğitimlerinde fiziksel mekânın niteliği, eğitim atmosferi sürece verimlik noktasında doğrudan etki etmektedir. Örneğin, sıkışık fiziksel bir ortamda gerçekleşen eğitimden büyük bir verim beklenmemelidir.

Üretim tesisleri (fabrika) ve idari merkezlerde (bina -plaza) yürütülen eğitimlerde fiziksel altyapı ve çevre katılımcılarda farklı hisler uyandırmaktadır.

Sanayide önceden üretim/depo amaçlı kullanılan yerler, çok amaçlı toplantı odaları, yüksek kapasiteli konferans salonları, yemekhane, yönetim kurulu odası, yakın oteller ve iş çevrelerinde bulunan eğitim salonları. Son olarak ise amaca uygun bir biçimde dizayn edilmiş akademi binaları ve eğitim salonları.

Şimdi sahada sıklıkla gördüğümüz eğitim noktalarına yakından bakalım.

• Fabrikalar ve Eğitim Kültürü

Fabrikalar yoğun eğitim faaliyetlerinin yürütüldüğü ortamlardır. Eğitim kültürü, fabrikaların ve şirketlerin kimliğini temsil etmektedir. Her üretim birimi güncel ihtiyaçları doğrultusunda eğitim düzenlemektedir. Bir taraftan yeni katılımlara yönelik oryantasyon eğitimleri yürütülürken, diğer taraftan meslek odaklı mavi yaka ve beyaz yaka eğitimleri yürütülmektedir. Yeni projelere odaklı üretim eğitimleri, kalite, ar-ge, tasarım, iş güvenliği, makine kullanımı, proses geliştirme ve saha eğitimleri vazgeçilmez eğitimlerdir.

Sürekli öğrenme ve gelişimin merkezi fabrikalarda eğitimlerin yürütüldüğü bina ve ilgili yerleri de stratejik önem arz etmektedir. Yeni siparişlerle iş hacimleri ve tesis büyüdükçe personel sayısı artmaktadır. Büyüme içerisinde tesis üretim alanları ve ofis binaları yetmemeye başlamaktadır. Birçok alan yeni üretim sahaları devreye alındığında eğitim salonlarına dönüştürülebilmektedir. Eski atölyeler, imalat birimleri ya da depoların ofis ve eğitim amaçlı ortamlara çevrilmesi alışıldık bir durumdur.

Fabrikanın kuruluş tarihi açısından gurur göstergesi olarak sunulan bu mekanlar kurumsal hafızayı belgelemektedir. Gerekli özen gösterilip tadilat, peyzaj, mimari tasarım bakış açısıyla doğru bir yaklaşım sergilendiğinde bambaşka bir atmosfer yakalanabilmektedir. Doğru düzgün tadilat yapılmadığında geçmişin izleri bugüne taşınabilmektedir. Duvarları kirli, eski masa ve sandalyelerin eğitim ortamına pozitif bir enerji kattığını söylemeyiz. O nedenle dikkat edilmeli ve gerekli aksiyonlar vakit kaybedilmeksizin alınmalıdır. Eğitim salonlarının yönetimi; organizasyon, tahsis ve temizlikleri konusunda sorumlu bir birim (örneğin insan kaynakları) olmalıdır.

Avantajı: Düşük maliyetlidir. Üretimciler açısından yakınlık avantaj olmaktadır. Üretimde bir sorun olduğunda, acil bir talep geldiğinde ilgili katılımcı kısa sürede sahaya işin başına geçip sorunu çözebilmektedir.

Dezavantajı: Üretime yani sahaya yakınlık. Eğitim içerisinde tam bir motivasyon sağlanamamaktadır. Katılımcıların aklı bir taraftan işlerindedir. Sahadan gürültü ve koku alabilmektedir.

İçeride salon tahsisi konusunda doğrudan sorumluların olmadığı durumlarda çakışmalar yaşanabilmektedir. İletişim problemleri yaşanabilmektedir.

Mutfak, kantin, yemekhaneye uzaklık. Projeksiyon cihazı, tahta, kalem gibi araçlarda sıkıntılar oluşabilmektedir. Destek personeli çay, su servisleri ve temizlik için görevlendirilmelidir.

• Çok Amaçlı Toplantı Odaları ve Eğitimler

Her şirkette irili ufaklı çok sayıda toplantı odası bulunmaktadır. Bu noktalarda eş zamanlı eğitim ve toplantılar yürütülmektedir. Sistem üzerinden rezervasyonlarla hızlıca organizasyon yapılabilmektedir. Olası çakışmalar son derece düşüktür. Kısa sürelerde alternatif yer temini mümkündür.

Avantajı: Az sayıda katılımcının yer aldığı odaklı eğitimlerde verimlilik sağlar. Eğitmen ve katılımcılar arasında yoğun etkileşim vardır. Beyin fırtınasına imkan veren çözüm odaklı yerlerdir. Doğrudan soru-cevap imkânı oluşur.

Dezavantajı: Problemlerin yaşanmaması için salon rezervasyonları herkesin sistem üzerinde görebileceği şekilde düzenlenmelidir. Aksi takdirde salon tahsisi konusunda diğer eğitim organizasyonları ile çakışmalar ve iletişim kazaları meydana gelebilir.

• Yönetim Kurulu Odalarında Gerçekleştirilen Eğitimler

Yönetim kurulu toplantıları için dizayn edilen bu yerler gerek görülmesi halinde eğitimler için de kullanılabilmektedir.  Katılımcılar uzun büyük bir masa çevresinde rahatça eğitime odaklanabilmektedir. Her bir ayrıntının düşünüldüğü salonda sürpriz yaşanmamaktadır. Yönetici eğitimleri için tercih edilen bu ortamlar atmosferi ile ön plandadır.

Avantajı: Mekânın konforu.

Dezavantajı: Genel amaçlı değildir. Belirli sayıda katılımcıya izin veren salon ender kullanılabilmektedir.

• Yemekhaneleri Eğitim Organizasyonlarında Kullanmak

Evet yanlış duymadınız yemekhaneler. “Bizim yemekhanede masaları hemen eğitim ortamına dönüştürüyoruz. Çok güzel geniş bir ortam oluyor” sözünü her sene duyuyorum.

Firma dışından eğitmen geliyorsa eğitim öncesinde “yer (yemekhane)” hakkında mutlaka bilgi verilmelidir. Eğitimci sürprizle karşı karşıya kaldığı için atlatması zaman almaktadır. Kuvvetle muhtemel ön hazırlıklarında ve eğitimin ilk saatinde hayal kırıklığı yaşayacaktır.

Elektrik bağlantısı için priz, uzatma kablosu tedarik edip projeksiyon cihazına uygun yer bulursanız şanslı sayılırsınız. Görüntüyü hangi duvara yansıtalım tartışması daima yaşanmaktadır. Düz beyaz perde veya duvar iyi birer seçenektir.

Avantajı: Mekânın ferahlığı ve sıcaklığı

Dezavantajı: Katılımcıların aklından “Yemekhanede eğitim yapıyoruz. Bari otelde yapsaydık. Daha verimli olurdu. ” düşüncesini yok etmek zordur. Eğitimin bütün yükü eğitimcinin omuzlarındadır.

Eğitim ilerledikçe içeriden yemek hazırlıkları; ses ve koku gelebilir. Masada tuzluklarla oynayanlar olsa da konsantrasyonu kaybetmemek gerekir.

• Oteller ve İş Çevrelerindeki Toplantı Yerlerinde Eğitim Organizasyonu

Eğitimde dış kaynak kullanımında sıklıkla oteller ve iş çevresine hizmet veren toplantı mekanları akla gelmektedir. Şirketler firma dışında (otel, vb.) çalışanları için eğitim düzenlediklerinde ilgi uyandırmaktadır. Eğitim yerinin cazibesi katılımı artırmaktadır. İnsanlar güzel vakit geçirmektedir. Katılımcı sayısı bir veya birden fazla departman olabilmektedir. Yine aynı şekilde eğitim şirketlerinin düzenlemiş oldukları genel katılıma açık eğitimlere de az sayıda (2-5 kişi) çalışan yönlendirilebilmektedir.

Avantajı: Katılımcıların şirket atmosferinden uzaklaşmaları ve tazelenmeleri. Profesyonel hizmet ekipleri, temiz çevre, ambiyans, ara ikramlar ve yemek-menü seçenekleri olumlu yönleridir.

Dezavantajı:

Organizasyona tam zamanında katılım konusunda sapmalar yaşanabilmektedir. Farklı yerlerde ikamet eden katılımcıların ilgili eğitim noktasına zamanında gelebilme problemi olabilmektedir. Bir grup çalışan şirket servisi ile gelirken diğerleri kendi imkanları ile ulaşım işini halletmektedir.

• Yüksek Kapasiteli Konferans Salonlarında Eğitim Organizasyonu

Şirketler ihtiyaçlarına uygun en az bir konferans salonunu (200-250 koltuk kapasiteli) bünyelerinde oluşturmaktadır. Konferans salonlarında çalışanlar, tedarikçiler, bayiiler, müşteriler,  ziyaretçi gruplarına (yerel yönetimler, öğrenciler vb.) yönelik etkinlikler ve eğitimler yapılabilmektedir.

Avantajı:

Çalışanları bir araya getirici etkinlikler iyi yönetildiğinde katılımcılığı, şirket aidiyetini ve kaynaşmayı sağlar. Böylelikle verilmek istenen mesajları tek seferde şirket bütününe verebilirsiniz. En önemli artısı zaman tasarrufudur.

Dezavantajı:

Yatırım maliyeti yüksektir. Oturma düzeni, koltuk sayısı ve diz mesafeleri, yürüme genişlikleri, sahnenin konumu, projeksiyon görüntü kalitesi, perde büyüklüğü ve ses düzeni, aydınlatma ve havalandırma sistemleri amaca uygun planlanmalıdır.

Etkinliklerin fiili operasyonel süreçlerinde kapsam, tarih ve süre iyi planlanmadığı ve iyi yönetilemediğinde şikâyet konusu olur. Çok sayıda katılımcının dahil olduğu etkinliklerde herhangi bir teknik problem olması halinde insanlar sıkılma emareleri gösterecektir. Bu nedenle teknik destek ekibi daima işin içinde olmalıdır. Olası aksaklıklar tüm ortamının enerjisini negatife çevirir. Pozitif ortamı yeniden oluşturmak hiç de kolay olmayacaktır.

Eğitimlerde çok sayıda katılımcının toplanması vakit almaktadır. Ortamda havalandırma problemi varsa beş dakika içerisinde nefes alıp vermek zorlaşır. Konsantrasyon dağılır. Diğer taraftan 10-15 katılımcı ile bu tür salonlarda eğitim planlandığında eğitmen ve katılımcılar arasında etkileşim kopukluğu yaşanmaktadır.

İş güvenliği açısından riskleri olabilmektedir. Acil durum senaryoları göz önünde bulundurulmalıdır. Giriş çıkış kapılarının birden fazla ve farklı noktalarda olması gerekmektedir.

• Şirket Akademi Binaları, Eğitimler ve Etkinlikler

Büyük ölçekli işletmelerde şirket akademisine özel bir binayı görmekteyiz. Akademi binası şehrin merkezinde kiralık bir yer olabildiği gibi şehrin yakınında arazi üzerine de kurulabilmektedir. Eğitim salonları ve rahatlatıcı atmosferi ile misafirlerini mutlu eden ortamlardır.

Katılımcılar için ortam, sadece eğitim olmamakta, aynı zamanda stres atma, tazelenme ve yeni fikir üretebilmeye de fırsat sağlamaktadır. Yer seçiminde binanın içinde bulunduğu çevrenin gelecekteki (10-30 yıl) senaryoları; yapılaşma, trafik vb. etkenler çerçevesinde değerlendirilmelidir.

Şirket akademileri ender de olsa “entegre tesis” özelliklerini taşımaktadır.  Yatırımın ölçeğine bağlı olarak çalışanların ve ailelerin bir araya geldiği hobi, eğlence ve dinlenme alanlarını içerebilmektedir. Bu yerler otel (lojman), geniş aktivite (spor salonu, havuz) ve sosyal alanları (göl, piknik yerleri) da bünyesinde barındırabilmektedir.

Avantajı: Şirketin vizyonunu ve gücünü simgelemesi. Çok fonksiyonlu olması. Farklı birimlerin zaman zaman bir araya gelmesi. Çalışana verilen değeri elle tutulur hale getirmesi. İnsan kaynakları departmanının elini güçlendirmesi.

Dezavantajı: Sevk ve idare için profesyonel eğitim ve tesis yöneticilerine ihtiyaç duyulması. Sadece bina değil, tesis yönetimi olarak değerlendirilmesi gerekliliği.
Yüksek ilk yatırım ve hayat eğrisi (peyzaj, bakım ve çevre düzenlemeleri vb.) maliyetleri.

2024 Eğitim Planlarınız için Eğitim Kataloğunu indirin.