Promosyon ürün alımları çoğu zaman endirekt satınalma kararları olarak değerlendirilir. Şirketin ana ürün ya da hizmet kalitesini doğrudan belirlemez; ancak marka algısı, kurumsal temsil gücü ve müşteri temas kalitesi üzerinde etkili olur. İhtiyacın doğru belirlenmesi, uygun malzeme çeşitliliğinin seçilmesi ve miktarların gerçekçi planlanması önemlidir. Özellikle satış ekipleri sahada şirketlerini temsil ederken ajanda, kalem, bloknot ve benzeri promosyon ürünlerini de yanlarında taşırlar. Bu ürünlerin kalite seviyesi, aynı zamanda şirketin imajını da sahaya taşır. Kurumsal kimliği yansıtan, şirketin sektördeki konumunu destekleyen malzemelerin tercih edilmesi gerekir. Bu nedenle promosyon malzeme alımlarında satınalma ve pazarlama birimlerinin uyum içinde çalışması son derece doğaldır. Diğer taraftan, satınalma sürecinin şeffaf, kayıtlı ve denetlenebilir şekilde yürütülmesi gerekir. Aksi takdirde çok görünür olan bu malzemeler üzerinden kurum içinde yorumlar, şüpheler ve dedikodular kolaylıkla oluşabilir.
